Diese Story ist aus der Kategorie Dienstleistungen und dem Dossier CommunityProcurement

Weil Beschaffung komplexer wird

Verträge mit Softwareherstellern werden anspruchsvoller. Also gründete SWITCH ein Kompetenzzentrum für IT-Beschaffung.

Text: publiziert am 12.05.2016

Procurement wurde aufgrund eines Bedürfnisses der Hochschulen zum Thema bei SWITCH: Im Mai 2012 verpflichtete der Stiftungsrats-Ausschuss die Geschäftsstelle von SWITCH, ein Kompetenzzentrum für die Lizenzierung von Software sowie andere IT-Güter und -Dienstleistungen aufzubauen. Die Hochschulen hatten realisiert, dass Lizenz-Verträge zunehmend komplexer werden. Auf der anderen Seite zwingt der Kostendruck Softwarehersteller zu Rahmenverträgen für ein breites Kundensegment.

Alternative Lösungen suchen

Sehr bald darauf, nämlich im Jahr 2013, wurde die Working Group SWITCHprocure (WG SWITCHprocure) gegründet. Sie dient auch als Informationsdrehscheibe. Die Mitglieder dieser WG bringen die Anforderungen, Anliegen und Erfahrungen ihrer Hochschule ein und geben allfällige Ergebnisse an Zuständige in ihrer Institution weiter. An den WG-Sitzungen werden auch alternative Lösungen, mögliche Trends und zukünftige Entwicklungen präsentiert. Sie dienen ausserdem dem informellen Austausch.

Zeigt es sich, dass mehrere Hochschulen ähnliche Bedürfnisse gegenüber IT-Lieferanten haben, nimmt SWITCH sie auf und ermittelt durch Umfragen präzisere Daten. Die Resultate dienen als Basis für Verhandlungen mit dem jeweiligen Lieferanten.

Die IT der Hochschule Rapperswil ist froh, dass SWITCH als Informationsdrehscheibe zwischen den Hochschulen und den Softwareanbietern vermittelt und uns auch verschiedene Vertragsverhandlungen abnimmt. SWITCHProcure begegnet uns auf Augenhöhe und spart uns mit ihrem Service Geld, Zeit und Energie.

Erich Werder, Leiter IT-Operations & Services Hochschule Rapperswil

Die Mitglieder der WG SWITCHprocure werden über den Status von Verhandlungen informiert oder auch eingeladen, sich aktiv darin einzubringen. Insbesondere bei Standard-Produkten wie von Microsoft zeigt es sich, dass die Anliegen der Hochschulen sehr ähnlich sind und dass es sich lohnt, einen entsprechenden Rahmenvertrag abzuschliessen, welchem die Hochschulen beitreten können. Dank des Microsoft-Rahmenvertrages beispielsweise sparen sie rund 1.5 Millionen Franken pro Jahr. Dazu kommen die zeitlichen Ersparnisse für rund 75 Institutionen, welche dem Vertrag beitreten, denn ihre Verhandlungen fallen weg.

Expertengruppe für Lizenzen

Damit spezifische Probleme zu einzelnen Fragestellungen und Lieferanten vertieft diskutiert werden können, wurde eine Untergruppe der WG gebildet: Die Expertengruppe Lizenzen (EG Lizenzen). Diese soll sich mit Kennern des jeweiligen Themas zusammensetzen, die Probleme analysieren und Lösungen erarbeiten, welche anschliessend der WG präsentiert werden. Während sich die WG im Frühling und Herbst versammelt, trifft sich die EG jeweils vierteljährlich oder nach Bedarf.

Teil einer Community zu sein und Erfahrungen auszutauschen, bringt einer Hochschule zweifellos konkrete Nutzen. Zusätzlich zu ihrer Eigenschaft als Dienst ist SWITCHprocure auch eine von mehreren Communities, die von SWITCH erfolgreich entwickelt und unterstützt wurden.

Mario Gay, TI-EDU IT Service Università della Svizzera Italiana

Insbesondere bei Lizenzverhandlungen tauchen oft komplexe juristische Fragestellungen auf. In solchen Fällen werden auch Vertreter des SWITCH Legal-Teams beziehungsweise der WG ICT-Law in Vertrags-Verhandlungen miteinbezogen.

Des Weiteren pflegt die WG SWITCHprocure den Austausch mit der Schweizerischen Informati-Konferenz (SIK) sowie der nationalen Anlaufstelle für Fragen rund um Informations- und Kommunikationstechnologien ICT in der Bildung (Educa). Als besonders wertvoll erweist sich die länderübergreifende Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen in Deutschland, Österreich und den Niederlanden. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden an der WG SWITCHprocure präsentiert und können
in Vertragsverhandlungen mit einfliessen.

Die WG SWITCHprocure bietet umgekehrt auch Anbietern Gelegenheit, neue Produkte oder Lizenzmetriken vorzustellen und erste Kontakte mit den Hochschulen zu knüpfen.

Simone Welti, Head of Licences, Media and Information Centre, ZHdK

Independent learning with video tutorials

SWITCHprocure has negotiated a framework agreement for universities with lynda.com and its subsidiary video2brain. With effect from 1 March 2016, the new agreement offers the same terms for all universities that sign up and brings substantial savings compared with previous licences. For the Zurich University of the Arts (ZHdK), now is the ideal time to launch the product.

The lynda.com platform offers almost 70,000 training videos arranged into 1,600 online courses in four languages. They are designed for self-study and can be viewed at an institution, at home or even on the move with a mobile device.

Closing knowledge gaps

The tutorials cover such software and creative skills as image and word processing, spreadsheets, 3D technology, film editing and marketing. They can provide a foundation to build on with conventional training or a fast and targeted means of closing specific knowledge gaps.
This is essential in lightening the workload of teaching staff and reducing training costs, and it opens up massive potential in e-learning.

Beneficial framework agreement

The Media and Information Centre has been working with ZHdK’s E-Learning Officer and IT Centre for a long time on the question of how best to help students improve their software skills. A number of formats and platforms have been evaluated. In a survey conducted by SWITCHprocure, ZHdK and 14 other institutions came out in favour of the lynda.com platform.

SWITCH handled the lengthy and complex negotiations that resulted in a framework agreement offering excellent terms for universities. As well as clarification and certainty on legal aspects, other plus points include the established AAI login and the licence model.

ZHdK is confident that this agreement addresses an acute need, providing its 2,500 students with a complete range of videos in English and German as well as a contingent of 1,000 licences.

Weitere Beiträge