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Auf der Welle reiten

Seit über 20 Jahren betreibt SURFmarket Procurement für Hochschulen in den Niederlanden. Was ist ihr Geheimnis?

Text: publiziert am 15.05.2014

Legale Softwarelizenzen zu vorteilhaften Konditionen und Bedingungen für den gesamten Hochschul- und Forschungssektor werden dringend benötigt. Mit dieser Absicht wurde 1991 die niederländische gemeinnützige Organisation SURFmarket als IT-Marktplatz durch den niederländischen Hochschulsektor selbst ins Leben gerufen. Die Haupttätigkeit von SURFmarket bestand darin, im Namen der Hochschulgemeinschaft mit den IT-Lieferanten zu verhandeln. Grosseinkäufe machen SURFmarket  zu einem interessanten Partner für die IT-Lieferanten. Es ist für die Lieferanten von Software, Cloud-Lösungen, Hardware und digitalem Inhalt vorteilhaft, SURFmarket als Geschäftspartner und damit einen Ansprechpartner und einen Marktplatz für den gesamten niederländischen Hochschulmarkt zu haben.

99 Prozent Abdeckung

Heute sind etwa 350 Hochschulinstitute mit SURFmarket verbunden. Das sind fast 99 Prozent aller Hochschulinstitute in den Niederlanden. Der Grossteil der Kundenbasis besteht aus Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaften, Universitätskliniken und gemeinnützigen Forschungsorganisationen. Jede dieser Institutionen beschäftigt mehrere Kontaktpersonen, die direkt mit SURFmarket verhandeln. SURFmarket  arbeitet hauptsächlich Nachfrage-orientiert, was bedeutet, dass Rückmeldungen von Interessengruppen innerhalb der Gemeinschaft wichtig für die Auswahl der Lieferanten sind, mit denen verhandelt wird. SURFmarket  hat einen Rahmen für die Zusammenarbeit mit dieser Kontaktgruppe geschaffen und hält sie auf dem Laufenden bezüglich der Verhandlungsfortschritte für eine Vereinbarung.

Mehrere Lizenzmodelle

Die Kunden von SURFmarket können aus einem grossen Angebot an Software, Cloud-Lösungen und digitalem Inhalt wie wissenschaftlichen Zeitschriften auswählen.  Die Gesamtzahl der Vereinbarungen mit Lieferanten liegt gegenwärtig bei etwa 160. Im digitalen Marktplatz SURFmarket.nl kann die Gemeinschaft alle möglichen Lösungen und Dienste einsehen, die durch unsere Vereinbarungen zur Verfügung gestellt werden können.
SURFmarket hat im Laufe der Jahre mehrere Lizenzmodelle entwickelt und eingeführt. Diese wurden von vielen IT-Lieferanten zur weltweiten Nutzung übernommen.  SURFmarket  unterscheidet vier verschiedene Lizenzmodelle:

  • Consortium Licence: das Lizenzmodell, das die Nutzungsrechte für eine (eingeschränkte) Gruppe von Institutionen umfasst. Das spezifische Leistungsmerkmal der Consortium Licence besteht darin, dass die Nutzungsbedingungen für eine eingeschränkte Gruppe von Institutionen als Ganzes gilt und nicht spezifisch unabhängig voneinander festgelegt werden kann;
  • Campus Licence: vorgesehen für alle Personen einer Institution;
  • Group Licence: vorgesehen für eine spezifische Gruppe innerhalb einer Institution;
  • Individual Licence: vorgesehen für einen einzelnen Endbenutzer oder ein einzelnes Gerät. Im Fall der Individual Licence (Einzellizenz) wird entsprechend der Nutzungsart (im Institut oder privat) unterschieden.

Für einzelne Endbenutzer wie Studierende oder Angestellte der Hochschule hat SURFmarket einen speziellen Web-Shop eingerichtet. Der Web-Shop SURFspot.nl verfügt im Vergleich zum IT-Marktplatz über ein leicht unterschiedliches Produktangebot. Der Fokus liegt hauptsächlich auf den Bedürfnissen von Studierenden oder Personen, die Programme zur Unterstützung ihrer wissenschaftlichen Forschung suchen. Glücklicherweise wird auf SURFspot.nl dank seiner intelligenten Vereinbarungen mit Herstellern wie Apple, Asus, Sony und seit Kurzem zusätzlich Microsoft (mit dem Tablet-Computer Surface RT) auch Hardware angeboten. Studierende und Angestellte loggen sich mit ihrer Hochschul-ID ein (Einzelanmeldung), erhalten einen grossen Rabatt und bezahlen mit den üblichen Zahlungsarten.
Neben der Verwaltung der Lieferanten übernimmt SURFmarket auch die Tätigkeiten in Verbindung mit dem Vertrieb der Medien und Lizenzen innerhalb des Hochschul- und Forschungssektors. Diese Arbeiten umfassen die Verhandlungen, das Aufsetzen von Verträgen, das Organisieren des Vertriebs und die Unterstützung bei den notwendigen Finanzierungen. Für internationale Verlage und Lieferanten von digitalem Inhalt hat sich SURFmarket auch als bester Kanal zwischen Forschern und Lesern erwiesen, weil die Organisation im Namen der Konsortien der niederländischen Hochschulbibliotheken und der Nationalbibliothek der Niederlande handelt.

In Kürze: massgeschneiderte Ausschreibung für Cloud-Dienste
Die meisten mit SURFmarket verbundenen Institutionen müssen die Regeln der europäischen Ausschreibungen einhalten. Seit 2010 arbeitet SURFmarket daher mit einem digitalen Beschaffungssystem, um sicher zu stellen, dass die Vereinbarungen mit den IT-Lieferanten in Übereinstimmung mit den Regeln der europäischen Ausschreibungen abgeschlossen werden. Das System digitalisiert den Beschaffungsprozess vollständig. SURFmarket untersucht gegenwärtig neue Wege für massgeschneiderte Ausschreibungen, z. B. für Cloud-Lösungen. Sie zielen darauf ab, Lizenzrechte jederzeit verfügbar zu machen. SURFmarket wird auch aktiv die zugrunde liegenden Verträge verwalten und die Verfügbarkeit einer zuverlässigen Infrastruktur für einen nahtlosen Betrieb sicherstellen. In dieser Funktion wandelt sich SURFmarket nun zu einem Makler für Cloud-Dienste für die Hochschulbildung in den Niederlanden.

Am 20.05 trifft sich die WG Procure in Bern. Zu diesem Treffen ist der CEO von SURFmarket Jan Bakker eingeladen. Er wird SURFmarket vorstellen.
Dieser Text ist im SWITCH Journal Oktober 2013 erschienen.

Geert Eenink

Geert Eenink arbeitet seit 2007 bei der gemeinnützigen Organisation SURFmarket, heute als ein Teamleiter Software & Cloud. Er studierte Informationssysteme und Management. Vor seiner Anstellung bei SURFmarket arbeitete er in Bildungsinstitutionen in den Bereichen Management und Projektorganisation.

Geert.Eenink@SURFmarket.nl

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