Cette article est de la catégorie Services et du dossier CommunityProcurement

Les achats deviennent plus complexes

SWITCH a fondé un centre de compétence pour l'acquisition de matériel informatique.

Texte: publié le 12.05.2016

Suite à un nouveau besoin des hautes écoles en matière d'achats, SWITCH s'est penché sur ce sujet. En mai 2012, le comité du conseil de fondation a mandaté le secrétariat de SWITCH de mettre en place un centre de compétence pour les licences de logiciels ainsi que d'autres marchandises et prestations informatiques. Les hautes écoles se sont rendu compte que les contrats de licence devenaient de plus en plus complexes. Parallèlement, la pression sur les coûts contraint les producteurs de logiciels d'élaborer des contrats-cadres pour un large segment de clientèle.

Trouver des solutions alternatives

Peu après ces évènements, soit en 2013, le groupe de travail SWITCHprocure a été fondé. Il sert à l'échange d'informations. Les membres de ce groupe de travail font part des exigences, des préoccupations et des expériences de leur haute école, et transmettent éventuellement les résultats aux responsables de leur institution. Lors des séances du groupe de travail, des solutions alternatives, des tendances éventuelles et des évolutions futures sont présentées. L'échange informel y joue également un rôle prépondérant.

S'il s'avère que plusieurs hautes écoles ont les mêmes exigences envers les fournisseurs de matériel informatique, SWITCH en prend note et détermine des données précises à l'aide de sondages. Les résultats servent de base de négociation avec le fournisseur en question.

Le service informatique de la haute école de Rapperswil est ravi du rôle de SWITCH en tant qu'intermédiaire et négociateur entre les hautes écoles et les fournisseurs de logiciels, ce qui nous évite de devoir mener les négociations nous-mêmes. SWITCHprocure communique avec nous d'égal à égal et ses prestations nous permettent d'économiser de l'argent, du temps et de l'énergie.

Erich Werder, Responsable IT-Operations & Services Haute école de Rapperswil

Les membres du groupe de travail SWITCHprocure sont informés de l'état des négociations, voire invités à y participer activement. En particulier pour les produits standards, tels que ceux de Microsoft, il a été démontré que les souhaits des hautes écoles se ressemblent et que, par conséquent, il vaut la peine de conclure un contrat-cadre correspondant que les hautes écoles peuvent rejoindre. Grâce au contrat-cadre avec Microsoft notamment, celles-ci économisent près de 1,5 million de francs par année. S'ajoute à cela les économies de temps pour plus de 75 institutions qui ont rejoint ce contrat-cadre, car elles ne doivent plus mener les négociations elles-mêmes.

Groupe d'experts pour les licences

Afin que les problèmes spécifiques concernant des problématiques et des fournisseurs particuliers puissent être discutés de manière approfondie, un sous-groupe de travail a été créé: le groupe d'experts licences. Celui-ci a pour mission de se rassembler avec des experts en la matière, d'analyser les problèmes avec eux et de trouver ensemble des solutions qui seront présentées auprès du groupe de travail. Alors que le groupe de travail se réunit au printemps et en automne, le sous-groupe de travail se retrouve trimestriellement ou selon les besoins.

Faire partie d'une communauté et échanger des expériences apportent à une université des avantages concrets. En plus d'être un service, SWITCHprocure est également l'une des nombreuses communautés développées et soutenues avec succès par SWITCH.

Mario Gay, TI-EDU Service informatique de l'Université de la Suisse italienne

En particulier dans les négociations relatives aux licences, des questions juridiques complexes se posent. Dans ces cas de figure, des représentants de l'équipe juridique de SWITCH, soit du groupe de travail ICT-Law, sont aussi conviés aux négociations.

En outre, le groupe de travail SWITCHprocure entretient des échanges réguliers avec la Conférence suisse sur l'informatique (CSI) ainsi qu'avec l'institut suisse spécialisé dans les questions touchant aux technologies de l'information et de la communication (TIC) dans l'enseignement (educa). La collaboration transnationale avec les collègues d'Allemagne, d'Autriche et des Pays-Bas s'avère également très précieuse. Les connaissances tirées de ces échanges sont soumises au groupe de travail SWITCHprocure et peuvent influencer les négociations contractuelles.

De même, le groupe de travail SWITCHprocure offre la possibilité aux fournisseurs de présenter de nouveaux produits ou métriques de licence.

Simone Welti, Responsable des licences du centre des médias et d'information (MIZ), ZHdK


Apprentissage autonome grâce à des tutoriels vidéo

Depuis le 1er mars 2016, il existe un contrat-cadre négocié par SWITCHprocure avec lynda.com et sa filiale video2brain. Ce contrat prévoit des conditions identiques pour toutes les hautes écoles participantes et permet de réaliser des économies importantes pour les preneurs de licences actuels. Pour la Haute École d'art de Zurich (ZHdK), il s'agit du moment parfait pour lancer son produit.

lynda.com est une plate-forme de vidéos d'entraînement sur laquelle se trouvent 1600 cours en ligne avec environ 70 000 vidéos en quatre langues. Ces dernières sont conçues pour l'apprentissage autonome dans les institutions, à la maison ou en déplacement via des terminaux mobiles.

Combler des lacunes de connaissances

Les tutoriels confèrent des compétences dans les secteurs des logiciels et de la créativité, tels que le traitement d'images et de textes, les tableurs, les techniques 3D, le montage vidéo ou le marketing. Ils peuvent servir de base pour un enseignement ou être l'occasion de combler rapidement et de manière ciblée des lacunes de connaissances. Ils constituent donc une décharge essentielle pour l'enseignement et les cours dans les écoles et un grand potentiel dans le domaine du e-learning.

Contrat-cadre avantageux

Le centre des médias et d'information, en collaboration avec les responsables du e-learning et le centre d'information concernant les technologies de la ZHdK s'est penché depuis un certain temps déjà sur la question de savoir comment soutenir au mieux les étudiants dans leur apprentissage des compétences relatives aux logiciels. Dans ce contexte, ils ont évalué plusieurs formats et plates-formes. Dans une étude menée par SWITCHprocure, la ZHdK ainsi que 14 autres instituons ont témoigné de l'intérêt pour la plate-forme lynda.

SWITCH a mené les négociations longues et complexes qui ont donné lieu à ce contrat-cadre avantageux pour les hautes écoles. Outre la clarification et la garantie des aspects juridiques, la connexion AAI éprouvée et le modèle de licence présentent des atouts majeurs.

Avec cette offre, la ZHdK est persuadée de combler un grand besoin. Pour ses 2500 étudiants, elle acquiert toutes les vidéos offertes en allemands et en anglais ainsi qu'un contingent de 1000 licences.

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