Questa storia appartiene alla categoria Miscellanea e al dossier Procurement

Cavalcare l'onda

Da oltre 20 anni SURFmarket si occupa del procurement per le università olandesi. Qual è il segreto del suo successo?

Testo: pubblicato il 15.05.2014

Licenze legali a condizioni vantaggiose per tutto il settore dell'istruzione superiore e della ricerca: ecco cosa ci vuole! È con questo obiettivo che nel 1991 è stata fondata l'organizzazione non-profit olandese SURFmarket. Intesa come “IT marketplace”, la sua attività principale era di negoziare con i venditori di IT a nome della comunità. Gli elevati volumi di acquisto rendono SURFmarket un partner interessante per i venditori di IT. Per i fornitori di software, soluzioni cloud, hardware e contenuti digitali è un vantaggio fare affari con SURFmarket, perché così hanno un unico punto di contatto e un'unica piazza per l'intero mercato olandese dell'istruzione superiore.

Copertura al 99 percento

A SURFmarket aderiscono circa 350 istituzioni dell'istruzione superiore, il che equivale a circa il 99 percento di tutte le istituzioni olandesi. Gran parte dei clienti sono università o scuole universitarie professionali, centri medici universitari e organizzazioni di ricerca non commerciali. Ognuna di queste istituzioni ha diversi interlocutori che sono in diretto contatto con SURFmarket. SURFmarket lavora principalmente in base alla domanda. Ciò significa che il feedback degli utenti della community è essenziale per la selezione dei venditori con cui negoziare. SURFmarket ha istituito una cornice di collaborazione con questi gruppi, attraverso la quale fornisce informazioni aggiornate sullo stadio delle trattative per un contratto.

Diversi modelli di licenza

I clienti di SURFmarket possono scegliere tra un'ampia gamma di software, soluzioni cloud e contenuti digitali, per esempio riviste scientifiche. Attualmente, il numero dei contratti con i venditori è di circa 160.  Sulla piazza digitale SURFmarket.nl la comunità può vedere tutte le soluzioni e i servizi che possono essere forniti grazie a questi contratti.

Nel corso degli anni, SURFmarket ha sviluppato e implementato diversi modelli di licenza. Molti venditori di IT li utilizzano ora a livello mondiale. SURFmarket distingue tra quattro diversi modelli di licenza:

  • "Consortium Licence": modello di licenza che comprende il diritto di uso per un gruppo (ristretto) di istituzioni. La caratteristica di questo tipo di licenza è che le condizioni di uso si applicano al gruppo ristretto di istituzioni nel loro insieme e non possono essere stipulate separatamente le une dalle altre;
  • "Campus Licence": intesa per l'intera popolazione di un'istituzione;
  • "Group Licence": intesa per un gruppo specifico all'interno dell'istituzione;
  • "Individual Licence”: intesa per un utente individuale o un singolo dispositivo. Nella licenza individuale si opera una distinzione in base al tipo di uso, cioè istituzionale o privato.

Gli utenti individuali, come studenti o membri dello staff universitario, possono servirsi di un webshop speciale fornito da SURFmarket. Il webshop SURFspot.nl è leggermente diverso dall'IT marketplace. Il focus è sulle esigenze degli utenti individuali che studiano o cercano programmi che supportino la loro attività di ricerca scientifica. Attraverso SURFspot.nl è disponibile anche hardware a condizioni agevolate grazie ad accordi stipulati con fornitori come Apple, Asus, Sony e di recente anche Microsoft con il suo tablet computer Surface RT. Una volta effettuato il login con l'ID universitaria (single sign-on), gli studenti e i dipendenti possono ottenere favolosi sconti e pagare con i metodi di pagamento standard. Oltre a gestire i rapporti con i venditori, SURFmarket si occupa anche delle attività legate alla distribuzione dei media e delle licenze all'interno del settore dell'istruzione superiore e della ricerca. Ciò include trattative, stesure di contratti, accordi sulla consegna e supporto per le transazioni finanziarie. Anche per gli editori e i fornitori internazionali di contenuti digitali, SURFmarket è il modo migliore per raggiungere ricercatori e lettori, perché l'organizzazione opera a nome del consorzio delle librerie universitarie olandesi e della libreria nazionale dei Paesi Bassi.

Anteprima: appalti su misura per cloud

Gran parte delle istituzioni associate a SURFmarket sono vincolate dalle regole europee per gli appalti. Pertanto, dal 2010, SURFmarket lavora con un sistema di acquisti digitale per assicurare che gli accordi con i venditori IT siano stipulati in accordo con le regole di appalto europee. Il sistema digitalizza tutto il processo di acquisto. SURFmarket sta esplorando nuove vie per customizzare gli appalti, per esempio per le soluzioni cloud. L'obiettivo è di rendere facilmente disponibili i diritti di licenza. SURFmarket intende gestire attivamente i relativi contratti e assicurare la disponibilità di un'infrastruttura affidabile, capace di operare senza intoppi. In questo senso SURFmarket si sta trasformando in broker di servizi cloud per il settore dell'istruzione terziaria dei Paesi Bassi.

Il 20 maggio il gruppo di lavoro Procure si riunisce a Berna. All'incontro è invitato il CEO di SURFmarket Jan Bakker, che illustrerà le attività di SURFmarket.
Questo testo è apparso nello SWITCH Journal ottobre 2013.

Geert Eenink

Geert Eenink lavora dal 2007 per l'organizzazione non-profit olandese SURFmarket, dove attualmente riveste la funzione di Team manager Software & Cloud. Ha studiato sistemi e gestione dell’informazione. Prima di entrare in SURFmarket aveva lavorato per organizzazioni di gestione e progetti presso istituzioni del ramo educativo.

Geert.Eenink@SURFmarket.nl

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