Alternative Lösungen suchen

Sehr bald darauf, nämlich im Jahr 2013, wurde die Working Group SWITCHprocure (WG SWITCHprocure) gegründet. Sie dient auch als Informationsdrehscheibe. Die Mitglieder dieser WG bringen die Anforderungen, Anliegen und Erfahrungen ihrer Hochschule ein und geben allfällige Ergebnisse an Zuständige in ihrer Institution weiter. An den WG-Sitzungen werden auch alternative Lösungen, mögliche Trends und zukünftige Entwicklungen präsentiert. Sie dienen ausserdem dem informellen Austausch.

Zeigt es sich, dass mehrere Hochschulen ähnliche Bedürfnisse gegenüber IT-Lieferanten haben, nimmt SWITCH sie auf und ermittelt durch Umfragen präzisere Daten. Die Resultate dienen als Basis für Verhandlungen mit dem jeweiligen Lieferanten.

Die Mitglieder der WG SWITCHprocure werden über den Status von Verhandlungen informiert oder auch eingeladen, sich aktiv darin einzubringen. Insbesondere bei Standard-Produkten wie von Microsoft zeigt es sich, dass die Anliegen der Hochschulen sehr ähnlich sind und dass es sich lohnt, einen entsprechenden Rahmenvertrag abzuschliessen, welchem die Hochschulen beitreten können. Dank des Microsoft-Rahmenvertrages beispielsweise sparen sie rund 1.5 Millionen Franken pro Jahr. Dazu kommen die zeitlichen Ersparnisse für rund 75 Institutionen, welche dem Vertrag beitreten, denn ihre Verhandlungen fallen weg.

Expertengruppe für Lizenzen

Damit spezifische Probleme zu einzelnen Fragestellungen und Lieferanten vertieft diskutiert werden können, wurde eine Untergruppe der WG gebildet: Die Expertengruppe Lizenzen (EG Lizenzen). Diese soll sich mit Kennern des jeweiligen Themas zusammensetzen, die Probleme analysieren und Lösungen erarbeiten, welche anschliessend der WG präsentiert werden. Während sich die WG im Frühling und Herbst versammelt, trifft sich die EG jeweils vierteljährlich oder nach Bedarf.

Insbesondere bei Lizenzverhandlungen tauchen oft komplexe juristische Fragestellungen auf. In solchen Fällen werden auch Vertreter des SWITCH Legal-Teams beziehungsweise der WG ICT-Law in Vertrags-Verhandlungen miteinbezogen.

Des Weiteren pflegt die WG SWITCHprocure den Austausch mit der Schweizerischen Informati-Konferenz (SIK) sowie der nationalen Anlaufstelle für Fragen rund um Informations- und Kommunikationstechnologien ICT in der Bildung (Educa). Als besonders wertvoll erweist sich die länderübergreifende Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen in Deutschland, Österreich und den Niederlanden. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden an der WG SWITCHprocure präsentiert und können
in Vertragsverhandlungen mit einfliessen.

Die WG SWITCHprocure bietet umgekehrt auch Anbietern Gelegenheit, neue Produkte oder Lizenzmetriken vorzustellen und erste Kontakte mit den Hochschulen zu knüpfen.