Umstieg leicht gemacht

Schon im vergangenen Jahr ist SWITCH von SWITCHaai auf die SWITCH edu-ID umgestiegen. Über hundert Mitarbeitende greifen heute täglich via SWITCH edu-ID auf verschiedenste Business-Software zu, von der Zeiterfassung bis zur Freigabe von Rechnungen. Wie wurde der Umstieg organisiert? Was bedeutet er für die Mitarbeitenden und die Online-Dienste, die sie nutzen? Ein Erfahrungsbericht.

Text: Rolf Brugger, publiziert am 02.10.2018

SWITCH entwickelt die neue digitale Identität «SWITCH edu-ID» für die Schweizer Hochschulen. Mit seinen Mitarbeitenden und Diensten ist die Stiftung genauso Nutzerin der Identitätsföderation SWITCHaai, wie die Hochschulen. Der Umstieg von SWITCHaai auf SWITCH edu-ID erfolgt schrittweise. Einerseits können einzelne Anwender jetzt schon freiwillig eine SWITCH edu-ID Identität erstellen und sie für gewisse Dienste nutzen. Andererseits migrieren Organisationen mit allen Mitgliedern gesamthaft auf die SWITCH edu-ID. Es ist das Ziel, dass alle Organisationen der SWITCH Community bis in drei Jahren auf die SWITCH edu-ID umgestiegen sind.

Gemäss der Devise «eat your own dogfood» hat SWITCH bereits im letzten Jahr als erste Organisation die SWITCH edu-ID in das eigene Identitätsmanagement integriert. Als Resultat dieser Integration konnte der SWITCHaai Shibboleth-IdP abgeschaltet werden. Ausserdem nutzen seither jede SWITCH Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ausschliesslich die SWITCH edu-ID-Identität für die alltägliche Arbeit.

Umstieg auf die SWITCH edu-ID

Änderungen im Identitätsmanagement einer Organisation betreffen drei wesentliche Anspruchsgruppen: die Mitglieder der Organisation, die Dienste, die von den Organisationsmitgliedern genutzt werden und schliesslich die IT-Infrastruktur der Organisation mit ihren Prozessen für die Verwaltung ihrer Mitglieder. Wir betrachten im Folgenden die Auswirkungen des Umstiegs auf die SWITCH edu-ID für die drei Anspruchsgruppen anhand der Organisation SWITCH.

Die SWITCH Mitarbeitenden wurden einige Monate vor dem Umstieg über das Vorhaben informiert. Diejenigen Personen, die noch keine SWITCH edu-ID-Identität hatten, wurden gebeten, sich eine anzulegen. Zehn Tage vor dem Umstieg erfolgte eine zweite Information mit dem wesentlichen Hinweis, dass ab dem Stichdatum nicht mehr das AAI-Login-Fenster der Organisation erscheinen wird, sondern das Login-Fenster der SWITCH edu-ID. Weitere Massnahmen waren nicht erforderlich.

Noch einfacher gestaltet sich der Umstieg für die Dienste, die von einigen Personen via SWITCH edu-ID genutzt werden. Aufgrund der vollständigen Kompatibilität der SWITCH edu-ID mit SWITCHaai für Dienste, sind hier keinerlei Anpassungen notwendig. Wirklich keine.

Benutzerzentrierte Identität

Tiefgreifender sind die erforderlichen Anpassungen aufseiten einer Organisation. Während eine SWITCHaai-Identität von der Organisation erstellt und einem Mitglied übergeben wird, ist eine SWITCH edu-ID-Identität benutzerzentriert. Sie wird von einer Person selbst erstellt und beim Eintritt von ihr in die Organisation mitgebracht. Dies bedingt eine Prozessanpassung beim Eintritt von Studierenden oder Mitarbeitenden in eine Organisation. Für SWITCH wurde der Eintrittsprozess ressourcenschonend marginal angepasst.

Die Umstellung am Stichtag ging ohne Probleme vonstatten. Die über hundert SWITCH Mitarbeitenden nutzen seither ganz selbstverständlich ihre SWITCH edu-ID und können unverändert auf Dienste zugreifen, wie zuvor. Das umfasst verschiedenste Kollaborations- und Businessanwendungen im täglichen Einsatz bis hin zur Zeiterfassung und Freigabe von Rechnungen. Das SWITCH edu-ID-Team konnte mit der Umstellung wertvolle Erfahrungen sammeln. Es ist damit gut gerüstet, Hochschulen bei der Planung und Durchführung ihrer Umstellung auf die SWITCH edu-ID tatkräftig und kompetent zu unterstützen.

Über den Autor
Rolf   Brugger

Rolf Brugger

Bevor Rolf Brugger zu SWITCH stiess, arbeitete er als Berater und Product Manager beim Swiss Virtual Campus. Heute ist er Product Manager SWITCH edu-ID.

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