Basculement d’UniDistance sur SWITCH edu-ID

Le 6 mars 2019, UniDistance Suisse a été la deuxième haute école à boucler le passage sur SWITCH edu-ID pour l’authentification et l’accès aux services fédérés. SWITCH s’est entretenue avec Jörg Andenmatten, responsable informatique, à propos de ses expériences et de ses recommandations aux autres hautes écoles.

Texte: Jörg AndenmattenPetra Kauer-Ott, publié le 02.05.2019

Vous êtes la deuxième haute école à passer sur SWITCH edu-ID. Quels sont les avantages pour UniDistance Suisse?

Jörg Andenmatten: Avec environ 2300 utilisateurs, UniDistance Suisse est une haute école relativement petite et elle dispose d’un environnement informatique rigoureux. 11 services sur base Web, propres à la haute école, sont à disposition des étudiants via AAI / SWITCH edu-ID.
Nous voyons plusieurs avantages qui nous ont également poussés à devenir l’une des premières hautes écoles à passer sur SWITCH edu-ID:

  • UniDistance Suisse utilise déjà d’autres ressources de SWITCH telles que SWITCHengines, SWITCHdrive, SWITCHtube, c’est-à-dire des services qui fonctionnent déjà via SWITCH edu-ID. Comme nos propres services sont désormais également accessibles via edu-ID, les enseignants et les étudiants n’ont qu’un seul identifiant à retenir et ils peuvent ainsi bénéficier du SSO (Single Sign On).
  • Il n’est pas nécessaire d’entretenir votre propre Identity Provider. L’IdP (Identity Provider) représente un composant critique pour notre haute école. L’administration est complexe et nous n’avons pas l’habitude de faire des ajustements car ils sont rares. C’est pourquoi nous sommes heureux d’avoir pu confier ces tâches à une équipe compétente.
  • De plus, les utilisateurs peuvent désormais gérer et mettre à jour eux-mêmes leurs données personnelles sur la plateforme edu-ID (https://eduid.ch). Grâce à la comparaison nocturne, nous recevons toujours les données actualisées. Cela signifie moins d’efforts qu’auparavant pour notre service RH.

SWITCH s’intéresse aussi vivement au basculement des organisations vers la solution qui succède à AAI. Avec cet objectif commun en vue, nous avons pu travailler en étroite collaboration et demander de l’aide et de l’assistance auprès de SWITCH à tout moment lorsque ce fut nécessaire. En raison de nos exigences et des circonstances, nous avons également pu participer activement au développement du service SWITCH edu-ID.

Quels scénarios avez-vous choisis pour vos groupes d’utilisateurs?

Jörg Andenmatten: Les étudiants s’inscrivent en ligne avec leur edu-ID et sont enregistrés dans l’OpenERP. Les collaborateurs nous fournissent leur edu-ID via un service Web. Nous avons également utilisé ce service comme solution de secours lors du basculement pour les personnes qui n’avaient pas encore fait le lien via le compte edu-ID le jour J.
L’administration compte actuellement 92 personnes. Nous les avons utilisés comme groupe pilote, car ils sont proches de nous et parce que nous avons pu profiter directement de leur expérience.
Les 344 professeurs et assistants représentaient un deuxième groupe et les 1804 étudiants le troisième et plus important groupe. Dès qu’une étape du projet était mise en œuvre avec succès pour le personnel administratif, la même étape était d’abord appliquée aux enseignants, puis aux étudiants.

Quel était le rôle de l’informatique et des autres services?

Jörg Andenmatten: La gestion et les principaux travaux de ce projet ont été réalisés par le service informatique. Il a tout planifié et a effectué le basculement. Tous les autres services d’UniDistance Suisse étaient régulièrement informés de la progression.
Le service marketing a également été fortement impliqué car ce projet a nécessité l’envoi de beaucoup d’informations et d’e-mails aux collaborateurs, aux enseignants et aux étudiants, et ceci en deux langues. Les informations étaient préparées par le service informatique. Le marketing gérait ensuite la traduction, la mise en page et l’expédition.
Un autre groupe impliqué dans le projet était celui des Student Managers, qui sont les premiers interlocuteurs de nos étudiants et enseignants. Ils ont été régulièrement informés de l’état d’avancement par le service informatique et formés à l’utilisation de SWITCH edu-ID. Ils ont ainsi été en mesure de fournir une assistance optimale en cas de problèmes et de questions de la part des étudiants et des enseignants.

Dans quel délai et avec quels moyens s’est fait le basculement?

Jörg Andenmatten: UniDistance Suisse a décidé de lancer le projet de migration vers SWITCH edu-ID à l’hiver 2018. Dès le printemps 2018, nous avons planifié le projet, défini les points techniques et commencé la mise en œuvre lors de réunions de travail avec SWITCH. Nous avons lancé la campagne d’information à l’été 2018. Elle a préparé les collaborateurs, les enseignants et les étudiants au basculement prochain vers SWITCH edu-ID. Le basculement final a eu lieu le 6 mars 2019. Nous avons donc eu besoin d’un peu moins d’un an pour la planification et la mise en œuvre.
Le service informatique a eu besoin d’un mois-homme pour la mise en œuvre technique. Comme nous avons profité ici d’un grand soutien de SWITCH, l’effort a été limité et nous n’avons pas rencontré de problèmes majeurs. Les principaux efforts pour le service informatique ont été liés à la gestion de projet et plus particulièrement à la communication. Nous avons dédié en moyenne une journée par semaine au projet entre son lancement et le jour du basculement.
L’effort a été très faible pour les utilisateurs: un quart d’heure au maximum pour la création du compte et l’établissement du lien. Il faut probablement aussi compter un peu de temps pour la lecture des informations communiquées sous forme de circulaires et d’e-mails.

Avez-vous dû faire preuve de flexibilité?

Jörg Andenmatten: La planification de ce projet était très bonne et nous avons été en mesure de respecter le calendrier prévu dans les grandes lignes. Nous étions bien préparés, nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’équipe SWITCH et avons ainsi pu réagir rapidement aux imprévus.
Au final, nous avons reporté le basculement de janvier 2019 à mars, car l’interface entre UniDistance Suisse et SWITCH n’était pas encore entièrement développée. Nous aurions pu respecter le délai, mais nous avons opté pour un report en raison du fonctionnement de l’école, et cela s’est avéré être la bonne décision par la suite.

Quel a été le plus grand défi pour vous?

Jörg Andenmatten: Sans aucun doute la communication avec les utilisateurs afin de les inciter à créer un compte SWITCH edu-ID et à lier leurs comptes. Nous avons utilisé notre campagne d’information afin de démontrer la valeur ajoutée de SWITCH edu-ID. Il faut cependant garder à l’esprit que pour les utilisateurs, il ne s’agissait que d’une méthode d’authentification et l’intérêt n’était donc pas très grand.
Nous avons commencé à communiquer tôt. Mais comme le basculement et l’utilisation de SWITCH edu-ID ne sont intervenus que plus tard, de nombreux membres de la haute école n’ont pas vu de nécessité immédiate et ont attendu avant de créer un compte. Il était difficile d’estimer à l’avance le nombre de personnes qui feraient le nécessaire avant le jour du basculement (jour J).

Au final, vous avez été en mesure d’inciter plus des 3/4 de vos utilisateurs à créer un compte avant le basculement. Comment avez-vous fait?

Jörg Andenmatten: Comme mentionné plus haut, le basculement vers SWITCH edu-ID était initialement prévu pour janvier 2019. Les utilisateurs ont reçu les premières informations à partir de l’été 2018. À partir de septembre 2018, tous les membres d’UniDistance Suisse ont été invités par e-mail à créer un compte SWITCH edu-ID et à le lier à notre compte local de haute école. Les utilisateurs qui n’ont pas répondu à la demande se sont vus rappeler à intervalles réguliers de prendre les mesures nécessaires.
Une fois que les utilisateurs ont compris le sens et l’objectif de SWITCH edu-ID en tant que compte autogéré pour un accès Single Sign On à tous nos services, l’acceptation nécessaire était présente.
Notre campagne d’information s’est poursuivie jusqu’au basculement définitif en mars 2019.

Avez-vous des conseils à donner à d’autres hautes écoles sur la bonne manière d’aborder la migration?

Jörg Andenmatten: Il ne faut pas sous-estimer les efforts des mesures de communication, surtout si la haute école est multilingue.
La migration d’un utilisateur avant le moment du basculement est beaucoup plus rapide et la haute école a donc beaucoup moins d’efforts à produire. Le processus est plus exigeant après le basculement. Je recommande donc d’appliquer le scénario «Linking before day X» pour les utilisateurs existants.
Si vous pouvez vous appuyer sur des Power Users comme nos Student Managers, n’hésitez pas à exploiter cet atout afin de soulager l’assistance et de fournir les informations nécessaires via un contact direct.

Quels travaux ultérieurs et quelles prochaines étapes sont en vue pour UniDistance Suisse?

Jörg Andenmatten: Il nous reste encore 150 utilisateurs environ qui n’ont pas de compte SWITCH edu-ID actuellement. Il s’agit entre autres d’utilisateurs qui sont en congés ou qui sont uniquement actifs durant le semestre d’automne, mais notre système contient également des données erronées. Nous profitons de la conversion vers SWITCH edu-ID afin de vérifier, de mettre à jour et de nettoyer nos bases de données.

Dans une étape ultérieure, nous lierons notre identifiant Office365 avec SWITCH edu-ID. Quand eduroam sera disponible chez SWITCH edu-ID, nous serons heureux de le mettre également en place chez nous.

 

Pour plus d'informations sur la migration de SWITCH vers SWITCH, consultez le Identity Blog: https://identityblog.switch.ch/2019/04/01/distance-university-too-uses-now-edu-id/

 

 

 

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