L’évolution de SWITCHprocure

Négocier individuellement les licences représente un travail énorme pour une institution donnée. Des solutions communes facilitant les processus juridiques, administratifs et techniques sont nécessaires. SWITCHhub fait-il un bon médiateur?

Texte: Immo Noack, publié le 29.04.2019

Trouver des solutions ensemble, se présenter à l’unisson et apprendre les uns des autres: telles étaient les motivations de la fondation de SWITCHprocure en 2012. L’accent était mis sur les problématiques suivantes: Où des solutions d’achat communes permettent-elles des économies pour les hautes écoles? Où des processus administratifs sont-ils simplifiés? Dans quels cas un contrat-cadre vaut-il la peine? Comment les participants échangent-ils des informations?

Des économies grâce à la coordination

Les réponses ont été élaborées avec les hautes écoles et ont mené aux contrats-cadres avec Adobe, Microsoft, Amazon, Google, LinkedIn Learning, TeamViewer, etc. Le résultat: des économies substantielles pour les hautes écoles et même pour les hôpitaux universitaires.

Transformation continue

Les défis posés à SWITCHprocure ont évolué au fil du temps. De nouvelles problématiques occupent le devant de la scène: Comment passer de clés de licence générales à une licence basée sur l’utilisateur? Comment passer d’un modèle d’achat à un modèle de location de licence? La variété des groupes d’utilisateurs et des conditions d’utilisation chez l’éditeur représentent d’autres défis. Il faut veiller à ne pas violer de droits. En cas d’audit de licences, les infractions s’accompagnent de coûts élevés imprévus. Les changements majeurs surviennent toutefois avec l’externalisation d’offres et de services sur le cloud. Il devient difficile de tenir compte des problèmes spécifiques ou des infrastructures existantes des hautes écoles. Des thématiques juridiques telles que le lieu et la protection des données, les droits d’accès, la qualification des données, le transfert, le cryptage jouent un rôle de plus en plus important. Dans le même temps, les entreprises actives au niveau mondial ne peuvent plus tenir compte de lois cantonales ou d’exigences spécifiques à une haute école. On constate que les exigences d’un pays ne peuvent pas être transposées en l’état à la situation qui prévaut dans un autre pays. Des solutions communes et la collaboration internationale sont donc fondamentales.

SWITCHhub en tant que médiateur

La plateforme centrale SWITCHhub apporte simplifications et économies aux hautes écoles. Les avantages: les hautes écoles y trouvent des prestations commerciales et académiques. Les offres reposent sur des contrats-cadres qui régissent les aspects juridiques, administratifs et commerciaux. Des scripts prédéfinis pour les applications cloud sont réunis dans des bibliothèques et permettent une configuration rapide et fiable du service cloud. L’échange d’expériences entre les hautes écoles est sollicité et encouragé. Le conseil neutre et indépendant à la clientèle est aussi important. Les processus de facturation sont définis de manière centralisée et saisis et déclenchés en toute transparence. Grâce au shop-in-shop, la plateforme peut en outre être adaptée aux besoins spécifiques d’une haute école, ce qui permet de promouvoir des prestations internes de la haute école. La création de SWITCHhub offre ainsi une réponse adéquate aux problématiques posées.

L'auteur
Immo   Noack

Immo Noack

Depuis novembre 2012, Immo Noack travaille dans le Procurement Team de SWITCH. Auparavant, il travaillait entre autres à l'EPF de Zurich et au projet Neptun. A l'origine, il a fait des études d'ingénieur-électricien.

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