Passage en douceur

L’année dernière déjà, SWITCH et tous ses collaborateurs sont passés de SWITCHaai à SWITCH edu-ID. Aujourd'hui, plus d'une centaine d'employés accèdent quotidiennement à un large éventail de logiciels de gestion via SWITCH edu-ID, de la saisie des prestations à l'approbation des factures. Comment le changement a-t-il été organisé? Qu’est-ce que cela signifie pour les collaborateurs et les services en ligne qu’ils utilisent? Un rapport d’expérience.

Texte: Rolf Brugger, publié le 02.10.2018

SWITCH développe la nouvelle identité numérique «SWITCH edu-ID» pour les hautes écoles suisses. Avec ses collaborateurs et ses services, la fondation utilise la fédération d’identité SWITCHaai tout comme les hautes écoles. Le passage de SWITCHaai à SWITCH edu-ID se fait progressivement. D’une part, les utilisateurs individuels peuvent déjà créer volontairement une identité SWITCH edu-ID et l’utiliser pour certains services. D’autre part, les organisations avec tous leurs membres migrent entièrement vers SWITCH edu-ID. L’objectif est que toutes les organisations de la communauté SWITCH soient passées à SWITCH edu-ID dans trois ans.

SWITCH a été la première organisation à intégrer SWITCH edu-ID dans sa propre gestion d’identité l’année dernière, selon la devise «eat your own dogfood». Grâce à cette intégration, le SWITCHaai Shibboleth-IdP a pu être désactivé. En outre, chaque collaborateur SWITCH utilise depuis exclusivement l’identité SWITCH edu-ID pour son travail quotidien.

Le passage à SWITCH edu-ID

Les changements dans la gestion d’identité d’une organisation touchent trois grands groupes d’intérêt: Les membres de l’organisation, les services utilisés par les membres de l’organisation et enfin l’infrastructure informatique de l’organisation avec ses processus pour l’administration de ses membres. Dans ce qui suit, nous examinons les effets du passage à SWITCH edu-ID pour les trois groupes d’intérêt sur la base de l’organisation SWITCH.

Les collaborateurs de SWITCH ont été informés du projet quelques mois avant le changement. Les personnes qui n’avaient pas encore d’identité SWITCH edu-ID ont été invitées à en créer une. Dix jours avant le changement, un deuxième message a été envoyé avec une information importante indiquant qu’à partir de la date de référence, ce n’est plus la fenêtre de connexion AAI de l’organisation qui s’afficherait, mais la fenêtre de connexion de SWITCH edu-ID. Il n’a pas été nécessaire de prendre d’autres mesures.

Le passage aux services utilisés par certaines personnes via SWITCH edu-ID est encore plus facile. En raison de la compatibilité totale de SWITCH edu-ID avec SWITCHaai pour les services, aucune modification n’est nécessaire ici. Vraiment aucune.

Identité centrée sur l’utilisateur

Les modifications nécessaires au niveau d’une organisation sont plus ambitieuses. Alors que l’identité SWITCHaai est créée par l’organisation et remise à un membre, l’identité SWITCH edu-ID est centrée sur l’utilisateur. Elle est créée par la personne elle-même qui l’emmène dans l’organisation au moment de son entrée. Cela nécessite un ajustement du processus lors de l’entrée d’étudiants ou de collaborateurs au sein d’une organisation. Pour SWITCH, le processus d’entrée a été légèrement modifié afin d’économiser des ressources.

La conversion au jour de référence s’est déroulée sans problème. Depuis lors, plus d'une centaine d'employés de SWITCH utilisent naturellement leur SWITCH edu-ID et peuvent continuer à accéder aux services comme auparavant. Cela inclut diverses applications de collaboration et d'entreprise dans l'utilisation quotidienne, de la saisie des prestations jusqu'à l'approbation des factures. L’équipe SWITCH edu-ID a pu acquérir une expérience précieuse lors de la conversion. Elle est donc bien armée pour apporter aux hautes écoles un soutien actif et compétent dans la planification et la mise en œuvre de leur conversion à SWITCH edu-ID.

L'auteur
Rolf   Brugger

Rolf Brugger

Avant d'entrer au service de SWITCH, Rolf Brugger travaillait comme conseiller et product manager au Swiss Virtual Campus. Il est actuellement le Product Manager SWITCH edu-ID.

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