Perché il procurement diventa sempre più complesso

Ricerca di soluzioni alternative

Poco dopo, nel 2013, è stato fondato il Working Group SWITCHprocure (WG SWITCHprocure). Questo gruppo di lavoro funge anche da piattaforma di informazione. I membri del gruppo illustrano le esigenze, i problemi e le esperienze della loro università e trasmettono eventuali risultati ai responsabili delle loro istituzioni. Alle sedute vengono presentate anche soluzioni alternative, possibili trend e futuri sviluppi. Gli incontri sono inoltre un'occasione di scambio informale.

Se emerge che diverse università hanno esigenze simili nei confronti dei fornitori IT, SWITCH ne prende nota e compie un'indagine per raccogliere dati più precisi. I risultati servono come base per le trattative con i fornitori.

I membri del WG SWITCHprocure vengono informati sullo stato dei negoziati o invitati a parteciparvi attivamente. Soprattutto per i prodotti standard come quelli di Microsoft si è visto che le esigenze delle università sono molto simili e che vale la pena stipulare un contratto quadro, a cui le università possono aderire. Grazie al contratto quadro con Microsoft, per esempio, le università possono risparmiare circa 1,5 milioni di franchi all'anno. A questo si aggiunge il risparmio di tempo per le circa 75 istituzioni aderenti al contratto, che non hanno più bisogno di negoziare.

Gruppo di esperti per le licenze

Per discutere in modo più approfondito questioni specifiche legate a determinati problemi o fornitori è stato creato un sottogruppo del WG, il Gruppo di esperti Licenze (EG Licenze). Questo gruppo riunisce gli esperti del rispettivo campo, che analizzano i problemi ed elaborano delle soluzioni, presentate in seguito all'intero gruppo di lavoro. Mentre il WG si incontra in primavera e autunno, l'EG tiene sedute trimestrali o a seconda del bisogno.

Soprattutto nei negoziati per le licenze bisogna spesso affrontare questioni giuridiche complesse. In tali casi vengono coinvolti nelle trattative anche i rappresentanti del team Legal di SWITCH o del gruppo di lavoro WG ICT-Law.

Il WG SWITCHprocure cura anche uno scambio con la Conferenza svizzera sull'informatica (CSI) e con il Centro svizzero delle tecnologie dell'informazione nell'insegnamento CTII (educa). Particolarmente preziosa è la collaborazione transfrontaliera con colleghi della Germania, Austria e dei Paesi Bassi. Le conoscenze che ne scaturiscono sono presentate al WG SWITCHprocure e possono confluire nei negoziati contrattuali.

Il WG SWITCHprocure offre ai fornitori l'opportunità di presentare nuovi prodotti o metriche di licenza ed allacciare i primi contatti con le università.